ניהול שעות של קבלני משנה

לאחרונה נשאלתי לגבי הדרכים המקובלות לניהול שעות של קבלני משנה בארגוני IT בישראל. חשוב לציין, כי תחום זה איננו מפותח במיוחד בארץ ולא מעט ארגונים מנהלים את שעות הקבלנים שלהם בצורה לא יעילה, ידנית ברובה, וללא הצלבת הנתונים מהשטח בזמן אמת. להלן תוצאות הסקר הקצת שערכתי בקרב לקוחותנו לגבי הדרך בה הם מנהלים את שעות הקבלני המשנה.

ארגון גדול ופרויקטאלי עמו שוחחתי עושה שימוש במערכת דיווח שפותחה פנימית שמחוברת לשעוני נוכחות של סינאל, באותו ארגון פותח ממשק המעדכן נתוני דיווחי נוכחות לתוך ה-SAP ולמודול הפיננסי כך שהחשבוניות הנשלחות מתואמות עם השעות (וכן בדיקה שעמדו ביעדי הביצוע המוגדרים). קבלנים חיצוניים מקבלים תגי עובד ותוך כדי הדיווח למערכת (לא וובית) כבר ידוע מי הם ומה הפרויקט אליו הם משויכים או משימה עליה עבדו. האחראי על נושא זה בארגון הספציפי הזה הנו בעל תפקיד במחלקת כוח אדם שעובד עם המחלקה הפיננסית. המחלקה הטכנית/Help Desk אינה קשורה להתנהלות הפיננסית.
מספר ארגונים נוספים ציינו כי מחלקת ה-Help Desk הנה אחראית על העברת דוחות, אשר נעשית באופן ידני (ללא ממשק) ממערכות שונות (מערכת Help desk, מע' CRM) בהם מנוהלות שעות של טכנאים חיצוניים למחלקת HR או כספים.