נתק מס '3: קשה לעקוב ולנהל את המשאבים עם התוכנת PPM הקצאת משאבים, היא רק אחד התחומים שמנהלי IT מקווים לפתור בעזרת כלי PPM.
היום ספקים מציעים למשתמשים דרך לנהל ולהקצות משאבים גם עבור עבודה פרויקטאלית וגם עבור עבודה לא פרוייקטאלית.
בנוסף, חלק מהיצרנים המובילים הוסיפו פונקציונליות המאפשרת תקשורת יעילה בין משתמשים למשאבים. Planview Serena מציעים דרכים חדשניות המאפשרות למשתמשים להישאר להיות מחוברים לצוותי הפרוייקט בזמן שהינם נשארים לעבוד ולדווח בסביבה המוכרת שלהם.
נתק מס '4: Microsoft Project ו-SharePoint הם כל מה שאתה צריך לניהול יעיל של PPM חברות רבות מנהלות את PPM באמצעות תוכנות חלופות, כגון: Microsoft Project ו-SharePoint, גם כדי לענות על הצרכי תיעדוף של פרויקטי IT שלהם.
לא מעט מנהלי IT מציינים כי הם מרוצים ממערכת SharePoint אחרי שנעשו התאמות הנדרשות. יחד עם זאת, ל- MS project ו- SP חסרות חלק מהפונקציונליות שנמצאות בפתרונות שתוכננו במיוחד עבור PPM. המערכת הייתה יכולה להיות הרבה יותר טובה אם הייתה מקשרת הקצאת משאבים לתוכנית עבודה של צוות IT ומעקב אחרי עלויות. אין ספק כי
המערכת אינה מושלמת, היא מאפשר לבצע רק חלק מהאופציות הקיימות במערכות PPM, אם כסף איננו הפרמטר העיקרי בקבלת החלטות לבחירת המערכת, כלי PPM ייענו בצורה טובה יותר על צרכי החברה.
עם זאת, ישנם ארגונים המעדיפים הפשטות על פני פונקציות. "אנחנו פשוט לא רוצים לשלב מערכת ענקית חדשה לתוך הארגון, מציינים לקוחות. "המשתמשים שלנו מרגישים הרבה יותר נוח להשתמש בכלי שהם כבר מכירים, כמו מוצרים של מיקרוסופט.
עם זאת, לארגונים גדולים יותר, יהיה חכם יותר לשקול מערכות PPM חזקות יותר. "בארגון גדול יותר, MS Project ו-SharePoint פשוט אינם מספיקים.
"אם יש לכם יותר מ 1000 אנשי צוות מפוזרים המבצעים עדכונים על האתר של SharePoint, אתם לא תצליחו לראות את התמונה בכלולתה.
PPM לפי המספרים
על פי הסקר האחרון של SearchCIO 73% של יותר מ 300 ארגונים אמרו כי בארגונם קיים תהליך רשמי של ניהול הדרישות ותיעדוף פרויקטי IT, אבל מעט מאוד משתמשים בתוכנת PPM לניהול תהליך זה.
• 38% מתוך 276 משיבים משתמשים בתוכנה ייעודית ל PPM.
• מתוך הארגונים ללא כלי PPM, 63% לא מתכוונים לקנות פתרון PPM, ועוד 28% לא היו בטוחים.
• 7% מתכננים לקנות תוכנת PPM אבל לא השנה.
• 2% מתכננים לקנות את זה השנה.
הצגת רשומות עם תוויות ניהול פרויקטים. הצג את כל הרשומות
הצגת רשומות עם תוויות ניהול פרויקטים. הצג את כל הרשומות
תוכנות PPM לעומת SharePoint
באתר של SearchCIO מצאתי כתבה מעניינת המנפצת כמה מיתוסים בנוגע לתוכנות PPM. להלן עיקרי הדברים
ארגונים שעדיין לא השקיעו בתוכנה לניהול פרויקטים ופורטפוליו ארגוני - PPM, כלל אינם ממהרים לעשות זאת, כך מראה מחקר חדש של SearchCIO.com. ארגונים אומרים שבדרך כלל מדובר בתוכנות יקרות מידי, אשר לאו דווקא נותנות מענה לנקודה הכי כואבת ב- PPM – הקצאה וניהול משאבים, וניתוח עלות -תועלת. וכך, הרבה מהארגונים ממשיכים להשתמש ב-Microsoft Project ופתרונות המפותחים בבית בעזרת SharePoint כדי לנהל את פרויקטי ה- IT ואת תיקי הפורטפוליו שלהם.
למרות תפיסה זו של ארגונים, השוק מציע היום כמה אפשרויות לתוכנות PPM עם גרסאות עדכניות, אשר מאפשרות התאמה טובה לצרכי הארגון בעלות סבירה. נראה כי מדובר בניתוק מסוים הקיים בין המציאות לבין הדעה הרווחת בקרב ארגונים לגבי תוכנות PPM.
נתק מס '1: תוכנת PPM לא נמצאת בהישג ידם של רוב הארגונים. לעיתים עלות התוכנה הינה הגורם המרתיע להשקעה בכלי PPM, במיוחד בתקופת המיתון וצמצום בתקציבי IT. לא מעט חברות לא מוכנות להיכנס לפרויקטי PPM בגלל עלויות גבוהות ופונקציונליות מתוחכמת של כלי PPM הנוקשים.
"אנו פשוט לא יכולים להרשות את זה לעצמנו," אומר Vince Fattore אחד המנמ"רים מארה"ב. "צריך להחזיק צוות שלם על מנת לתחזק את התונכה. זה כמעט וכאילו אתה קונה מערכת ERP חדשה."
Fattore בחן מספר פתרונות PPM והחליט שהם פשוט יקרים מדי ולא גמישים מספיק עבור הצרכים שלו. במקום זאת, הוא השקיע בהתאמה אישית של Microsoft Project ובבניית פתרון PPM על SharePoint. גישה זו היתה פחות יקרה ומוצר השתלב בקלות עם מוצרים אחרים של מיקרוסופט בחברה, הוא אמר.
למרות שפתרון PPM מלא יכול לעלות חצי או מליון דולר, תוכנות PPM זמינות היום באמצעות מודל תוכנה כשירות (SaaS) אצל רוב הספקים, המקל באופן אוטומטי על ההשקעה הראשונית בפתרון מסוג זה.
לפי הסקר של SearchCIO.com 14% של משיבים ציינו, כי שילמו פחות מאשר 50,000 $ עבור מוצרים של מייקרוסופט, אורקל, אינוטאס ועוד; 26% צייני כי שילמו בין 50K –100K$ עבור תוכנות של מיקרוסופט,CA IBM, HP, אורקל, Primavera ועוד. מדובר בפתרונות,אשר נרכשו או אורחו באתרי הספקי כאחד.
"אל תחשבו שפתרונות PPM כבדים מידי", אומרים אנליסטים בינ"ל, "יש הרבה פתרונות ואתם צריכים רק להבין מה אתם יכולים וצריכים לאמץ".
נתק מס '2: התוכנת PPM לא עוזרת לחישוב ההחזר על ההשקעה (ROI) עוד תחום שבו המשתמשים חושבים שתוכנת PPM איננה עונה על צרכיהם הינו חישוב ההחזר על ההשקעה בפרוייקטים וניתוח עלות-תועלת.
רוב הארגונים מחפשים היום דרכים יעילות למדוד את זמן השקעה של הצוות בפרויקט IT תוך כדי חישוב עלויות נוספות, כגון: הדרכות, תשתית חדשה ועוד.
נראה שדעה הרווחת בקרב הלקוחות הינה שתוכנות PPM חסרות בעיקר בתחום מדידת ROI לפר' IT, ולכן הם מנסים לפתח כלים בתוך הבית, למרות שתהליך החישוב ROI הוא תהליך מורכב ודורש התממשקות כמעט לכל הכלים האחרים ב- IT. כלי PPM המובילים עם מנועים חזקים לניהול workflow- מעין כלי BPM- יכולים לעזור בניהול תהליכי לחישוב ROI מסובכים, עם חיזוי ודיווח שוטף מבוססי מתודולוגיות ו- best practices.
רבים מן הכלים בשוק כיום יכולים לבצע חישובים לחיסכון בעלויות. מספר כלי PPM מאפשרים להשתמש ב- KPIs מעולם של יישומים פיננסיים כדי לעקוב אחר ההכנסות וחיסכון בעלויות. מספר וונדורים מציעים תבניות ותוכן מומלצים לביצוע חישובי ההחזר על ההשקעה. כמה מוונדורים מציעים גם כלים עבור סקרים ומדידות.
הבעיה עם חישוב ההחזר על ההשקעה היא יותר בעיה של תהליך ארגוני. לאחר השלמת הפרויקט, מישהו חייב לחזור ולחשב את כל העלויות לאחר העליה של פר' לאוויר ולראות לאיזה חסכון הוביל בפועל.
ארגונים שעדיין לא השקיעו בתוכנה לניהול פרויקטים ופורטפוליו ארגוני - PPM, כלל אינם ממהרים לעשות זאת, כך מראה מחקר חדש של SearchCIO.com. ארגונים אומרים שבדרך כלל מדובר בתוכנות יקרות מידי, אשר לאו דווקא נותנות מענה לנקודה הכי כואבת ב- PPM – הקצאה וניהול משאבים, וניתוח עלות -תועלת. וכך, הרבה מהארגונים ממשיכים להשתמש ב-Microsoft Project ופתרונות המפותחים בבית בעזרת SharePoint כדי לנהל את פרויקטי ה- IT ואת תיקי הפורטפוליו שלהם.
למרות תפיסה זו של ארגונים, השוק מציע היום כמה אפשרויות לתוכנות PPM עם גרסאות עדכניות, אשר מאפשרות התאמה טובה לצרכי הארגון בעלות סבירה. נראה כי מדובר בניתוק מסוים הקיים בין המציאות לבין הדעה הרווחת בקרב ארגונים לגבי תוכנות PPM.
נתק מס '1: תוכנת PPM לא נמצאת בהישג ידם של רוב הארגונים. לעיתים עלות התוכנה הינה הגורם המרתיע להשקעה בכלי PPM, במיוחד בתקופת המיתון וצמצום בתקציבי IT. לא מעט חברות לא מוכנות להיכנס לפרויקטי PPM בגלל עלויות גבוהות ופונקציונליות מתוחכמת של כלי PPM הנוקשים.
"אנו פשוט לא יכולים להרשות את זה לעצמנו," אומר Vince Fattore אחד המנמ"רים מארה"ב. "צריך להחזיק צוות שלם על מנת לתחזק את התונכה. זה כמעט וכאילו אתה קונה מערכת ERP חדשה."
Fattore בחן מספר פתרונות PPM והחליט שהם פשוט יקרים מדי ולא גמישים מספיק עבור הצרכים שלו. במקום זאת, הוא השקיע בהתאמה אישית של Microsoft Project ובבניית פתרון PPM על SharePoint. גישה זו היתה פחות יקרה ומוצר השתלב בקלות עם מוצרים אחרים של מיקרוסופט בחברה, הוא אמר.
למרות שפתרון PPM מלא יכול לעלות חצי או מליון דולר, תוכנות PPM זמינות היום באמצעות מודל תוכנה כשירות (SaaS) אצל רוב הספקים, המקל באופן אוטומטי על ההשקעה הראשונית בפתרון מסוג זה.
לפי הסקר של SearchCIO.com 14% של משיבים ציינו, כי שילמו פחות מאשר 50,000 $ עבור מוצרים של מייקרוסופט, אורקל, אינוטאס ועוד; 26% צייני כי שילמו בין 50K –100K$ עבור תוכנות של מיקרוסופט,CA IBM, HP, אורקל, Primavera ועוד. מדובר בפתרונות,אשר נרכשו או אורחו באתרי הספקי כאחד.
"אל תחשבו שפתרונות PPM כבדים מידי", אומרים אנליסטים בינ"ל, "יש הרבה פתרונות ואתם צריכים רק להבין מה אתם יכולים וצריכים לאמץ".
נתק מס '2: התוכנת PPM לא עוזרת לחישוב ההחזר על ההשקעה (ROI) עוד תחום שבו המשתמשים חושבים שתוכנת PPM איננה עונה על צרכיהם הינו חישוב ההחזר על ההשקעה בפרוייקטים וניתוח עלות-תועלת.
רוב הארגונים מחפשים היום דרכים יעילות למדוד את זמן השקעה של הצוות בפרויקט IT תוך כדי חישוב עלויות נוספות, כגון: הדרכות, תשתית חדשה ועוד.
נראה שדעה הרווחת בקרב הלקוחות הינה שתוכנות PPM חסרות בעיקר בתחום מדידת ROI לפר' IT, ולכן הם מנסים לפתח כלים בתוך הבית, למרות שתהליך החישוב ROI הוא תהליך מורכב ודורש התממשקות כמעט לכל הכלים האחרים ב- IT. כלי PPM המובילים עם מנועים חזקים לניהול workflow- מעין כלי BPM- יכולים לעזור בניהול תהליכי לחישוב ROI מסובכים, עם חיזוי ודיווח שוטף מבוססי מתודולוגיות ו- best practices.
רבים מן הכלים בשוק כיום יכולים לבצע חישובים לחיסכון בעלויות. מספר כלי PPM מאפשרים להשתמש ב- KPIs מעולם של יישומים פיננסיים כדי לעקוב אחר ההכנסות וחיסכון בעלויות. מספר וונדורים מציעים תבניות ותוכן מומלצים לביצוע חישובי ההחזר על ההשקעה. כמה מוונדורים מציעים גם כלים עבור סקרים ומדידות.
הבעיה עם חישוב ההחזר על ההשקעה היא יותר בעיה של תהליך ארגוני. לאחר השלמת הפרויקט, מישהו חייב לחזור ולחשב את כל העלויות לאחר העליה של פר' לאוויר ולראות לאיזה חסכון הוביל בפועל.
New buzzword is in town - BRM: Business Relationship Management
הפן האסטרטגי של ה-IT:
זמינות השירותים, ש-IT היה עסוק לספק בזמן לביזנס, כבר לא מספיק! השינוי האמיתי הינו להתייחס ל-IT כאל מנוע צמיחה, ומחולל שינוי אמיתי בארגון – business innovator engine. בעבר התייחסו אל IT כאל כלי תומך טכנולוגיה; היום IT לעיתים קרובות יוזם וגורם לשינוי החשיבה הארגונית. האתגר האמיתי להיות שחקן שווה גם בשווקים אגרסיביים ותחרותיים, במקום שהעומס השוטף מושך את IT למטה - לעבודות תחזוקתיות.
יש הבדל בין אם IT רואה את עצמו כספק השירותים של ארגון – מספק את השירותים לארגון על הצד הטוב ביותר לבין שותף עסקי מלא – מחליט יחד עם הארגון מה נכון וכדאי לעשות. IT צריך להוות מקור בלתי נפרד לחדשנות (innovation) הארגון. תמיכה טכנית, תחזוקה שוטפת או החלפת תשתיות לא מעניינים את הביזנס. כאשר ביזנס לא רואה ב-IT "קופסא שחורה" או תשתיות בלבד- מקום אליו זורמים כספים רק לא תמיד ברור למה בדיוק, אלא יודע לאן בדיוק הולכים המשאבים ונעזר ביכולת התיעדוף ובראייה כוללת של גוף Business Relationship Management (BRM), IT יעבור מ"חדר המחשבים" אל שולחן הדיונים האסטרטגי.
Business Relationship Management -BRM
זמינות השירותים, ש-IT היה עסוק לספק בזמן לביזנס, כבר לא מספיק! השינוי האמיתי הינו להתייחס ל-IT כאל מנוע צמיחה, ומחולל שינוי אמיתי בארגון – business innovator engine. בעבר התייחסו אל IT כאל כלי תומך טכנולוגיה; היום IT לעיתים קרובות יוזם וגורם לשינוי החשיבה הארגונית. האתגר האמיתי להיות שחקן שווה גם בשווקים אגרסיביים ותחרותיים, במקום שהעומס השוטף מושך את IT למטה - לעבודות תחזוקתיות.
יש הבדל בין אם IT רואה את עצמו כספק השירותים של ארגון – מספק את השירותים לארגון על הצד הטוב ביותר לבין שותף עסקי מלא – מחליט יחד עם הארגון מה נכון וכדאי לעשות. IT צריך להוות מקור בלתי נפרד לחדשנות (innovation) הארגון. תמיכה טכנית, תחזוקה שוטפת או החלפת תשתיות לא מעניינים את הביזנס. כאשר ביזנס לא רואה ב-IT "קופסא שחורה" או תשתיות בלבד- מקום אליו זורמים כספים רק לא תמיד ברור למה בדיוק, אלא יודע לאן בדיוק הולכים המשאבים ונעזר ביכולת התיעדוף ובראייה כוללת של גוף Business Relationship Management (BRM), IT יעבור מ"חדר המחשבים" אל שולחן הדיונים האסטרטגי.
Business Relationship Management -BRM
מטרות ה-BRM:
- אחת המטרת ה-BRM להוציא את IT מהתחום התחזוקתי האפור אל התחום החשיבתי יותר של חדשנות, יצירתיות, הבנה ושותפות לביזנס. גוף ה-BRM הולך להיות הגוף הכי משמעותי ב-IT. מצב זה יכול להתאפשר רק אם מנכ"ל החברה מבין את חשיבות ה-IT ואת תרומתו לתהליכים חדשניים וליתרונו התחרותי של הארגון.
- BRM צריך לספק ערך לארגון גם על ידי איחוד רעיונות (חטיבה עסקית אחת רוצה לעשות מוצר א' וחטיבה אחרת מוצר ב' – נכון יותר מבחינת הארגון לעשות פרויקט משולב או מוצר תשתיתי חדש).
- BRM צריך לדעת להראות את ההכנסה החיובית שכל חטיבה עסקית יצרה לארגון. בשוק התחרותי של היום גם אם אפשר לתת מענה לדרישה מהתחלה ועד הסוף תוך חצי שנה, הערך המוסף האמיתי נוצר כאשר IT מצליח לספק פתרון עסקי תוך חודש וחצי. לפי גישה זו יכול להיות שעושים פחות דברים, אבל בעיקר את הדברים הנכונים לארגון.
- כל דרישה חייבת להימדד על ידי תועלתה לארגון, בזמן שלא כל תועלת הינה תועלת כספית - גם חדשנות, ראשוניות, וחיזוק המותג חשובים לא פחות.
- תפקיד ה-BRM לעזור לגבש ראייה מערכתית ולא לעזור לכל חטיבה עסקית לקדם את האינטרסים שלה. גוף זה יישב עם הלקוחות העסקיים ויראה אולי זה לא כלכלי לארגון לבצע התאמה מלאה של דרישת LOB מסוים (לעיתים דרישות עסקיות מגיעות לאו דווקא מטעמים ענייניים בלבד), אולי ביצוע חלקי של הדרישה ישאיר משאבים לעוד דרישה חשובה ויהיה נכון יותר מבחינה מערכתית? איך ניתן להגדיל את הערך מדרישת LOB אחד לארגון כולו? עלות הפיתוח של פרויקט לא לוקח בחשבון את כל העלות בעלות הכוללת- total cost of ownership -TCO.
- גוף BRM צריך לעזור ללקוח עסקי לראות אם יש לו תקציב גם לתפעול ותשתית. בנוסף, אסטרטגיה טכנולוגית חייבת להיות מותאמת לאסטרטגיה ארגונית.
- הקמת גוף ה-BRM קשה מאוד בעיקר בשל שינויי תהליכי העבודה הקיימים וחינוך המשתמשים, אך היום זה הכרחי. יש קושי בלבנות גוף קטן עם יכולת ההשפעה על כל החלטות הארגון כולל רעיונות חדשניים.
- חשוב לציין, כי כלים או פלטפורמה טכנולוגית ל-BRM אינם חשובים, השינוי האמיתי יביא לארגון תהליכי עבודה ומתודולוגיות נכונות.
- קיים ויכוח חריף האם נציג הלקוח/ רפרנט עסקי (גוף BRM) –צריך להיות חלק מה-IT או מהמחלקה העסקית. נראה כי השאלה הזאת תלויה בעיקר בפוליטיקה של הארגון. מנמ"ר חזק יעדיף את נציגי הלקוח ב-IT. עוד גישה אומרת כי, גוף IT הוא זה, שלעומת הביזנס, יודע לנהל פרויקטים (הערה: ארגון אחד העביר למשתמשיו קורסים לניהול הפרויקטים, אך ללא הצלחה מרובה). IT חושב בצורה פרויקטאלית, ולכן מאמינים כי גוף ה-BRM צריך לשבת בתוך ה-IT. צוות BRM חייב להיות מורכב מאנשים עם יכולות עסקיות גבוהות ויכולת לעבוד מול גוף הפיתוח.
לסיכום:
מה התרומה של BRM לארגון? בנוסף להתאמת האסטרטגיה הארגונית לפרויקטים מתבצעים, זהו גוף שאחראי על חדשנות עסקית וטכנולוגית אמיתית. דוגמה: לגוף BRM, אשר יושב בין IT לביזנס באחד הבנקים המובילים בעולם, יש מנהל בכיר שאחראי על חדשנות, אשר העלה את רעיון הבנקאות הטלפונית – ההופך את הטלפון הסלולרי הנמצא בכיס הלקוחות בכל הזמן לבנק נייד. בלחיצת הכפתור ניתן להזמין את הביטוח נסיעה לחו"ל, עשית העברה כספית באמצעות הנייד מסינגפור – תוכל לקבל לנייד את המלצות או הנחות למקומות שונים בסינגפור. אותו BRM הציע לארגון רעיון לאפשר למהגרים ללא חשבון או כרטיס אשראי לעשות העברה הבנקאית לכל מקום בעולם באמצעות הסלולרי שלהם עם תשלום עמלה לבנק.
הירשם ל-
רשומות (Atom)
