PPM & App. Development round table summary

סיכום מנהלים:

מצ"ב סיכום עקרי הדברים שעלו במהלך המפגש. אין בסיכום זה המלצה גורפת ללקוחות, אלא מתן פרספקטיבה והצגה של ההתלבטויות שעלו במפגש. במפגש נכחו נציגי ארגוני משתמשים מסקטורים שונים. בין הנציגים היו: מנהלי מחלקות Office of the CIO/PMO, מנהלי מחלקות תכנון ובקרה, מנהלי אגף פיתוח ויישומים ארגוניים, ועוד

מטרת הדיון: (1) לשמוע מהמשתתפים, מהם ה- best practices להערכת גודל הפרויקטים, תקצוב פרויקטים ודרישות, ובקרה תקציבית של פורטפוליו ארגוני; (2) לחלוק את הניסיון הקיים בתחום זה;

להלן מספר נושאים מעניינים אשר עלו בדיון:

· רוב הלקוחות ציינו, כי לא נאלצו, עד עכשיו, לשנות את תכולת הפרויקטים, עקב המשבר הכלכלי. גופי PMO אינם נערכים שונה לתוכנית העבודה של 2009; גם אם תקציב ה-IT ירד - תהליך בחינת הפרויקטים והתיעדופם איננו משתנה, אלא מקבל מיקוד קפדני יותר.
· הערכת פרויקטים מתבצעת בארגונים על ידי מנהלי לקוח/גוף ה-PMO /Office of the CIO לפי ניסיון קודם בלבד תוך בקשה מהגורמים הרלוונטיים להעריך את חלקם, ללא מתודולוגיות מובנות (כ-Function Points או Cocomo). ארגון מוביל תאר תהליך מובנה יחסית להערכת מאמץ הפיתוח המתבסס על מילוי טפסים מוגדרים מראש.
· ברוב הארגונים לא מודדים את טיב הערכת הפרויקט בדיעבד.
· המונחים Reuse ו- SOA הנם מונחים שמוכרים לצוותי ה- PMO, אולם נכון להיום אין דגש רב על יישום מתודולוגיות אלו, וכמו כן, אין מדידה של מידת ה- Reuse כחלק מהערכת הפרויקט.
· מדידת ROI בפוסט פרויקט לא נעשה
· רוב הלקוחות ציינו, כי ניהול הפרויקטים מתבצע באמצעות כלים שחייבים להחליף! (או לשדרג), אבל מחוסר תקציב ובלית ברירה הולכים במקרים רבים על פיתוחים מקומיים פנימיים.
· מתודולוגית Agile מוכרת, אולם לדעת רבים מהמשתתפים אינה מתאימה נכון להיום לארגונים גדולים.
· ישנם מקרים בהם לקוחות אשר ביקשו פיתוחים ולא משתמשים בהם – נענשים!


לסיכום, היה זה מפגש מעניין ופורה. להערכת STKI שנת 2009 הנה שנת מפתח בכל מה שקשור לניהול פרויקטים ול- alignment של ה- IT עם הדרישות העסקיות של הארגון. לסכיום המלא נא לחצו: http://www.scribd.com/doc/10728942/RT-Final-Summary-PPM-and-App-Develop

לנהל פורטפוליו IT על מנת למקסם ערך עסקי

הגדרת הערך של השקעת ה-IT כחלק מ-IT פורטפוליו
יישום קטגוריות של פורטפוליו המתואם עם מטרות המרכזיות של ההשקעות הנו דרך להשוואת ולנהל השקעות ה-IT שונות. קטגוריות כאלה מונות, למשל, השקעות אסטרטגיות, השקעות מבוססי ROI, והשקעות אשר נדרשות להמשך פעילות ה-IT (keep the lights on). השקעות אשר נופלות בתוך קטגוריות ספציפיות יוצרות פורטפוליו ה-IT אינדיבידואלי מוצגות להלן:

לפורטפוליו יש בדרך כלל תקציב מסוכם (כ-% מסה"כ ההוצאות), בעוד שבחירת ההשקעות ותיעדוף שלהן, ולאחר מכן ביצועי ההשקעות, יחד עם מעקב אחרי ביצועים, ייצרו הבחנה בניהם ויגדירו בדרך זו את האסטרטגית של ניהול פורטפוליו אינדיבידואלי.

קטגוריות פורטפוליו המוגדרות היטב בשפה העסקית מקלות על השימוש בגורמי ההחלטות רבים והופכות אותם אפקטיביים יותר. עבור פרויקטים אסטרטגיים, הקשר בין הפרויקט לבין מטרות העסקיות של ארגון הוא המדד החשוב ביותר; עבור פרויקטי ROI, המיקוד הוא על עלויות והטבות פיננסיות; ואילו עבור פרויקטי שימור הקיים נמדדים על פי העמידה בזמנים. עבור כל הקטגוריות, תחום התמקדות השני הנו גורמים המעכבים של פרויקטים וסיכונים. שאר פרספקטיבות נלקחות בחשבון גם כן בתור דרישה לאינפורמציה מפורטת, אבל החשיבות שלהם נמוכה יותר.

כדי להגיע להחלטה מאוזנת, נהוג לנקוט בשיטה של יישום נקודת מבט נוספת או חלופית הודות התאמת ההשקעה בתוך שרשרת הערך של הארגון.

חשוב לציין, כי החזר על השקעה (ROI) אינו מהווה תמיד פרמטר אמין להצדקת ההשקעה ב - IT. יתירה מזו: אין זו תמיד הדרך הטובה ביותר להקצאת משאבים בין שתי השקעות מתחרות. למעט המקרים בהם ההשקעה נעשית במיוחד לצורך החיסכון בעלויות, מקורות של ערכים עסקיים אחרים עשויים להיות חשובים יותר מאשר החיסכון בעלויות.

ארגונים רבים מאמצים את גישת הפורטפוליו של ה-IT, בגלל שהיא מספקת גישה מובנית לקבלת החלטות על השקעות ה-IT, שמגדירות במפורש ערך עסקי שנמדד במושגים שונים מ - ROI. גישה זו להשקעות ה-IT לוקחת בחשבון גם סיכונים וחסמים רבים, אשר גורמים לכישלון של השקעות ה-IT. הגישה מספקת סקירה כוללת של הגישות לניהול פורטפוליו IT בעודה מציעה ארבע נקודות מבט, אשר מרכיבות יחדיו ראייה כללית של ערכים וסכנות של השקעת ה-IT. נקודות המבט הללו הן כדלהלן:

• הלימה בין מטרות ההשקעה לבין המטרות האסטרטגיות של הארגון (הערך העסקי של ההשקעה).
  
• הטבות פיננסיות, עלויות ומדידות.
  
• גורמים המעכבים וסכנות של ההשקעה – הצגת סוגיות מרכזיות עמן יתמודד הפרויקט החל מנקודת ה - delivery (נקודת המבט הפנימית) ועד לנקודת המבט החיצונית, הכוללת זיהוי של חסמים אשר חייבים להתמודד עמם לפני, על מנת להביא להצלחת ההשקעה.
  
• עמידה בזמנים – השפעת העיכובים להצלחת הפרויקט.
  

סיכום מפגש – שולחן עגול בנושא Office of the CIO

כנסו לסיכום שולחן עגול בנושא: "Office of the CIO"

במפגש נכחו ארגוני משתמשים מתעשיות שונות. נציגי הארגונים היו: מנהלי מחלקות Office of the CIO/PMO, מנהלי מערכות מידע, אגף פיתוח, יישומים ארגוניים, ועוד. מטרת הדיון הייתה להעלות נושאים, אשר רב ארגני ה-IT מתמודדים עמם
כיום במסגרת ניהול ה-IT; לחלוק את הניסיון הקיים בתחום זה; וכן לבחון את בשלות הכלים הקיימים

נושאים שעלו במפגש: IT Governance, ניהול פורטפוליו, ניהול דרישות, ניהול משאבים, כלים ועוד

Project and Portfolio Management

כנסו לסיכום מפגש בנושא "Project and Portfolio Management"
נקודות מרכזיות שעלו בדיון:
משתתפים : בדיון השתתפו מנמ"רים, מנהלי PMO, ומנהלי פרויקטים בארגונים מסקטורים שונים.
מסך כל הדברים שעלו בדיון מתברר שתפקיד משרד ה- PMO (Project Management Office) בארגונים השונים עדיין לא מגובש ולכן הוא עדיין עובר שינויים רבים. כיום, התפקידים של המשרד לניהול פרויקטים בארגונים מותאם לדרישות הארגון,כל ארגון וצרכיו. יתר על כן צרכים אילו משתנים בזמן. משרד פרוייקטים טוב צריכה שתהיה לו הגמישות המספקת לעדכן את הגדרת התפקיד שלו בהתאם לשינויים המתרחשים סביבו בארגון ומחוצה לו.

מטרת הדיון : הייתה לשמוע מהמשתתפים best practices לניהול הפורטפוליו הארגוני, ובעיקר לענות על השאלות,היכן ממוקם משרד ה- PMO ? מהי האחריות של משרד ה- PMO ? כיצד מתבצע התכנון ותעדוף של ההשקעות ב- IT? האם יש כללי אצבע לחלוקת התקציב בין פרוייקטים ? איך מתבצע ייזום של פרוייקט בתיק ההשקעה ? האם מתבצע מעקב ביצוע של פרויקטים ? ולסיום, מהם הכלים אשר בשימוש ה- PMO?